行政管理實操從入門到精通：文秘/行政/文員

第 一部分　崗位職責(zé)
第 一章 行政部的職責(zé) 2
行政管理人員只有了解行政部在企業(yè)中所處的位置、職責(zé)權(quán)限、日常工作流程以及與其他部門的關(guān)系，才能順利地開展工作。同時，行政管理人員還應(yīng)明確一年的工作安排，這也是其崗位職責(zé)的一個重要組成部分。
第 一節(jié) 行政部的職責(zé)權(quán)限 3
001　行政部在企業(yè)中所處的位置 3
002　行政部的職責(zé)權(quán)限 3
003　行政部的工作流程 4
004　行政部與其他部門的關(guān)系 5
第二節(jié) 365天工作安排 6
005　國家法定節(jié)假日 6
006　計算常規(guī)工作時間 6
007　采用階段工作法 7
第二章 行政管理人員崗位須知 9
行政管理人員需要明確自身的崗位要求以及工作內(nèi)容。崗位要求對行政管理人員的任職提出各種條件，只有達(dá)到這些條件，行政管理人員才能勝任工作。工作內(nèi)容則是行政管理人員的工作事項和必須了解的內(nèi)容。
第 一節(jié) 行政管理人員崗位要求 10
008　個人形象要求 10
009　心理素質(zhì)要求 10
010　專業(yè)知識要求 11
011　個人能力要求 11
012　職業(yè)道德要求 12
第二節(jié) 行政管理人員的工作內(nèi)容 12
013　日常管理工作內(nèi)容 12
014　專業(yè)管理工作內(nèi)容 13
第二部分　管理技能
第三章 基本管理技能 16
基本管理技能是行政管理人員在日常管理工作中需要用到的一系列技能，如制訂工作計劃、進(jìn)行有效授權(quán)、開展溝通工作等。行政管理人員只有掌握了這些基本管理技能，才能高效地開展工作。
第 一節(jié) 制訂工作計劃 17
015　工作計劃的格式與內(nèi)容 17
016　工作計劃的制訂步驟 18
第二節(jié) 匯報工作和下達(dá)指示 19
017　向上級匯報工作 19
018　聽取下級匯報工作 19
019　向下級下達(dá)指示 20
第三節(jié) 進(jìn)行有效授權(quán) 21
020　授權(quán)的要素構(gòu)成 21
021　授權(quán)的誤區(qū) 21
022　常用的授權(quán)方法 22
第四節(jié) 日常溝通管理 23
023　了解常見的溝通方式 23
024　了解常見的溝通障礙 24
025　明確溝通方法 24
026　向上溝通注意事項 24
027　水平溝通注意事項 25
028　向下溝通注意事項 25
029　需要立即溝通的情況 26
030　掌握傾聽的方法 27
第四章 自我管理技能 29
行政管理人員不僅要掌握基本管理技能，還要做好自我管理工作。自我管理包括個人形象自檢和自我反思。通過形象自檢，行政管理人員能更好地展現(xiàn)個人形象；通過自我反思，行政管理人員可以獲知個人失誤，及早作出改進(jìn)，取得更大的進(jìn)步。
第 一節(jié) 個人形象自檢 30
031　男士形象自檢內(nèi)容 30
032　女士形象自檢內(nèi)容 31
第二節(jié) 自我反思 32
033　了解自我反思的內(nèi)容 32
034　做好自我反思記錄 33
035　自我反思推廣運(yùn)用 33
第三部分　專業(yè)技能
第五章 企業(yè)行政管理體系建設(shè) 36
為使企業(yè)的行政工作規(guī)范化、程序化、制度化，進(jìn)一步加強(qiáng)管理和協(xié)調(diào)，明確辦公程序，提高辦公效率，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)及各項業(yè)務(wù)的發(fā)展，行政管理人員必須關(guān)注企業(yè)行政管理體系的建設(shè)。
第 一節(jié) 企業(yè)行政管理體系概述 37
036　行政管理體系的功能 37
037　行政管理體系的職能 37
038　行政管理體系的任務(wù) 37
039　明確行政管理的目標(biāo) 38
040　設(shè)計行政權(quán)力架構(gòu) 39
041　行政管理技術(shù)體系 39
042　行政管理事務(wù)體系 39
043　行政組織體系 39
第二節(jié) 行政管理制度建設(shè) 40
044　行政管理制度的組成及內(nèi)容 40
045　行政管理制度的編制程序 40
046　行政管理制度編寫的內(nèi)容要求 43
047　行政管理制度編寫的格式要求 43
048　行政管理制度的修訂流程 44
049　行政管理制度的廢止 45
050　行政管理制度的督導(dǎo)執(zhí)行 45
051　行政管理制度的評審 47
052　行政管理制度的存檔管理 48
053　行政公文管理制度的內(nèi)容 48
054　辦公用品管理制度的內(nèi)容 49
055　檔案管理制度的內(nèi)容 49
056　會議管理制度的內(nèi)容 49
057　后勤事務(wù)控制制度的內(nèi)容 50
058　文件控制制度的內(nèi)容 50
059　記錄控制制度的內(nèi)容 50
060　企業(yè)文化控制制度的內(nèi)容 51
第三節(jié) 行政管理流程優(yōu)化 51
061　流程分類 51
062　流程管理組織及職責(zé) 52
063　流程的新建或優(yōu)化 52
064　流程文件的審核簽發(fā) 53
065　流程的實施執(zhí)行 54
066　流程運(yùn)行的監(jiān)控檢查 55
067　發(fā)文管理流程 57
068　收文管理流程 58
069　請示管理流程 59
070　出差申請流程 60
071　出差匯報流程 61
072　請假申請流程 62
073　來電管理流程 63
074　公告管理流程 64
075　用車申請流程 64
076　車輛維修管理流程 65
077　檔案借閱流程 66
第四節(jié) OA辦公系統(tǒng)建設(shè) 66
078　OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo) 66
079　OA辦公系統(tǒng)常見功能模塊 68
080　OA主頁面功能模塊及導(dǎo)航功能模塊設(shè)定 69
081　OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)模式 69
082　OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)流程 70
083　選擇軟件供應(yīng)商的要點 71
084　OA辦公系統(tǒng)管理軟件的選擇步驟 72
085　OA運(yùn)行過程中的資源分配及權(quán)限界定 73
086　OA各模塊維護(hù)和內(nèi)容的日常更新 73
第五節(jié) 行政人員配備 74
087　行政部的設(shè)置 74
088　大型企業(yè)行政部常見架構(gòu) 74
089　中小型企業(yè)行政部常見
架構(gòu) 75
090　行政部經(jīng)理崗位說明 76
091　保安主管崗位說明 77
092　門衛(wèi)值班保安員崗位說明 78
093　巡邏保安員崗位說明 79
094　清潔主管崗位說明 80
095　清潔員崗位說明 81
096　食堂主管崗位說明 81
097　廚師崗位說明 82
098　宿舍主管崗位說明 83
099　宿舍管理員崗位說明 84
100　司機(jī)崗位說明 85
101　前臺接待員崗位說明 86
102　辦公室文員崗位說明 86
103　網(wǎng)絡(luò)管理員崗位說明 87
第六章 行政接待管理 89
行政接待是日常行政管理工作的重要內(nèi)容，對宣傳企業(yè)形象、擴(kuò)大企業(yè)知名度起著非常重要的作用。
第 一節(jié) 常規(guī)接待事務(wù)管理 90
104　接待工作的基本要求 90
105　接待規(guī)格劃分 90
106　常規(guī)接待程序 91
107　接待室的準(zhǔn)備 91
108　預(yù)約訪客來訪接待 92
109　無預(yù)約接待 93
110　接待各類參觀人員 93
111　接待下屬企業(yè)來人 94
112　接待與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的人員 94
113　接待新聞記者 94
114　接待前來洽談業(yè)務(wù)的人員 95
115　接待上級檢查機(jī)構(gòu) 96
116　接待外賓 96
117　外賓接待注意事項 96
118　做好來訪登記工作 97
第二節(jié) 行政接待禮儀管理 98
119　接待人員儀表要求 98
120　接待人員手勢要求 98
121　遞送物品禮儀要求 98
122　接待人員語言要求 99
123　迎接客人禮儀要求 100
第七章 企業(yè)會議管理 101
通過定期或不定期地召開各類會議，企業(yè)可以有效促進(jìn)信息傳遞，保證工作順利開展。行政部是企業(yè)會議的主要管理部門，因此，行政管理人員應(yīng)帶領(lǐng)部門人員做好每一次會議的管理工作，確保所有會議順利進(jìn)行。
第 一節(jié) 會議籌備管理 102
124　認(rèn)識企業(yè)常見會議 102
125　確定會議議題 102
126　制定會議方案 103
127　制定會議費(fèi)用預(yù)算 103
128　擬定會議議程 103
129　確定與會人員名單 104
130　擬定會議日程與時間 104
131　選擇會議場所 105
132　會議文書資料準(zhǔn)備 106
133　準(zhǔn)備會議用品 106
134　布置會場 107
135　擬定會議通知 108
【經(jīng)典范本01】會議通知 108
136　做好會前審核工作 108
第二節(jié) 會議期間的管理工作 109
137　會議簽到 109
138　接待與會人員 110
139　管理會議資料 110
140　跟蹤會議進(jìn)程 111
141　做好會議記錄 111
142　會議保密措施 111
143　保障現(xiàn)場通信暢通 112
144　協(xié)助做好新聞報道工作 112
145　舉辦會議活動 113
146　做好會議后勤工作 113
147　處理會議突發(fā)事件 114
第三節(jié) 會后管理工作 114
148　檢查會后現(xiàn)場 114
149　清理會后現(xiàn)場 114
150　評估會議 115
151　收退會議文件 116
152　對會議文件進(jìn)行立卷歸檔 117
153　催辦落實會后事務(wù) 118
154　處理會后其他事務(wù) 118
155　制作會議簡報 119
156　會議費(fèi)用報銷 120
第四節(jié) 會議成本控制 121
157　建立會議審批制度 121
【經(jīng)典范本02】××公司會議審批制度 121
158　精簡會議數(shù)量 122
159　控制各類會議頻率 122
160　提升會議質(zhì)量 122
161　推行候會制度 123
162　做好會議應(yīng)急預(yù)算 124
第八章 企業(yè)物資管理 125
企業(yè)物資種類繁多，一般包括各類印信、證照、辦公用品、辦公設(shè)備和車輛等。這些物資都是企業(yè)的財產(chǎn)，行政管理人員應(yīng)充分了解這些物資，并在日常工作中對其進(jìn)行有效管理，確保企業(yè)物資得到正確的使用和保管。
第 一節(jié) 企業(yè)印信管理 126
163　企業(yè)印章的種類 126
164　刻制印章 126
165　啟用企業(yè)印章 127
166　選擇印章保管人員 127
【經(jīng)典范本03】印章保管委托書 128
167　建立印章臺賬 128
168　日常使用印章 129
169　停用企業(yè)印章 130
170　舊印章的存檔和銷毀 130
171　介紹信的類型 131
172　介紹信管理要點 131
173　使用介紹信時的注意事項 132
第二節(jié) 辦公用品日常管理 132
174　提出辦公用品采購申請 132
175　制訂辦公用品需求計劃 133
176　辦公用品采購 134
177　辦公用品發(fā)放管理 134
178　辦公用品領(lǐng)用登記 135
179　設(shè)專人保管辦公用品 135
180　定期盤點辦公用品 136
181　管理工作服 136
182　管理工號、工作證 138
第三節(jié) 辦公設(shè)備管理 138
183　日常辦公設(shè)備采購 138
184　新舊設(shè)備交替采購 139
185　制作辦公設(shè)備管理卡 140
186　編制辦公設(shè)備管理一覽表 141
187　建立故障維修機(jī)制 142
188　完善設(shè)備報修記錄 142
189　處理辦公設(shè)備報廢事務(wù) 142
第四節(jié) 企業(yè)車輛管理 143
190　購入新車輛 143
191　制作車輛管理卡 144
192　日常車輛使用管理 144
193　車輛使用登記 145
194　車輛日常運(yùn)行記載 146
195　司機(jī)的日常管理工作 146
196　司機(jī)違章事故處理 147
197　車輛油卡管理 148
198　私車公用管理 149
199　購車補(bǔ)貼管理 149
【實用案例】××公司中高層管理者購車補(bǔ)貼規(guī)定 150
200　車輛日常保養(yǎng)與維修 151
201　車輛報廢換新 152
202　辦理企業(yè)車輛保險 153
203　處理人身事故 153
第九章 文件管理 154
企業(yè)在日常經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量文件，這些文件真實反映了企業(yè)各方面的經(jīng)營狀況，對企業(yè)正常運(yùn)行有著非常重要的價值。行政管理人員應(yīng)充分了解企業(yè)文件的分類方法，加強(qiáng)文件管理工作，尤其要重視電子文件的管理工作。
第 一節(jié) 文件收發(fā)管理 155
204　明確文件收發(fā)崗位職責(zé) 155
205　文件的簽收 155
206　文件的分揀 156
207　文件的登記 157
208　文件的內(nèi)部分發(fā) 157
209　文件的寄發(fā) 158
210　國內(nèi)外傳真的收發(fā)工作 159
第二節(jié) 文件歸檔管理 160
211　文件的搜集 160
212　文件的整理 161
213　文件的歸檔 162
214　文件立卷的要點 162
215　文件立卷的方法 163
216　文件立卷的調(diào)整 163
217　文件的防護(hù) 164
218　文件的利用 166
219　文件的銷毀 166
【經(jīng)典范本04】文件銷毀工作規(guī)范 167
第三節(jié) 電子文件管理 167
220　有關(guān)電子文件的術(shù)語 167
221　電子文件管理體制和職責(zé) 169
222　電子文件收集積累 170
223　電子文件鑒定 172
224　電子文件歸檔的要求 173
225　電子文件歸檔步驟 174
226　歸檔電子文件的移交 175
227　歸檔電子文件的保管 175
228　電子文件的遷移 176
229　電子文件的利用 177
230　歸檔電子文件的鑒定銷毀 177
231　電子文件統(tǒng)計、分析 177
第十章 企業(yè)安全管理 178
安全是一切工作的基礎(chǔ)，沒有一個安全的工作環(huán)境，任何工作都無法正常開展。行政管理人員的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突發(fā)事件處理以及網(wǎng)絡(luò)安全管理。
第 一節(jié) 消防安全管理 179
232　消防安全管理要點 179
233　配備基本消防設(shè)施 179
234　消防器材定位與標(biāo)識 180
235　經(jīng)常開展消防檢查工作 180
236　及時整改消防隱患 182
237　定期開展消防演習(xí)工作 182
238　做好消防檔案管理工作 183
第二節(jié) 日常安全管理 184
239　明確保安主管工作職責(zé) 184
240　明確保安人員的工作職責(zé) 185
241　開展安全巡視工作 185
第三節(jié) 突發(fā)事件處理 186
242　突發(fā)事件的類別 186
243　突發(fā)事件的危害 187
244　建立突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案體系 187
245　建立突發(fā)事件管理機(jī)構(gòu) 187
246　突發(fā)事件預(yù)測、預(yù)警 188
247　突發(fā)事件處理流程 188
248　做好獎懲工作 189
249　突發(fā)事件危機(jī)公關(guān) 189
第四節(jié) 值班安全管理 190
250　劃分值班管理責(zé)任 190
251　值班事務(wù)處理注意事項 190
252　明確值班紀(jì)律要求 191
253　做好值班日程安排 191
254　節(jié)假日期間值班管理 192
255　夜間值班管理 193
256　值班工作登記管理 194
257　值班津貼與獎懲管理 195
第十一章 員工食宿管理 196
食宿是企業(yè)為員工提供的后勤保障。企業(yè)只有做好了食宿管理工作，才能使員工無后顧之憂，放心地投入工作中。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。
第 一節(jié) 員工伙食管理 197
258　員工加餐管理 197
259　員工餐卡管理 198
【實用案例】××公司員工餐卡管理規(guī)定 198
260　員工伙食補(bǔ)貼管理 199
261　員工餐廳日常管理 199
262　員工餐廳計劃管理 200
263　餐飲原材料管理 201
264　員工餐廳銷售管理 202
265　餐廳設(shè)施衛(wèi)生管理 202
266　食品衛(wèi)生管理 202
267　員工個人衛(wèi)生管理 203
268　開展衛(wèi)生檢查工作 203
269　開展伙食意見調(diào)查工作 204
【經(jīng)典范本05】員工伙食意見調(diào)查表 204
270　選擇餐廳外包模式 205
271　餐廳外包服務(wù)商的選擇 206
第二節(jié) 員工宿舍管理 207
272　員工宿舍的分類 207
273　設(shè)立員工宿舍管理員 207
274　員工宿舍管理方法 208
275　員工宿舍分配管理 209
276　新員工入住手續(xù)辦理 209
277　在職員工入住手續(xù)辦理 209
278　員工調(diào)房（床）管理 210
279　員工租房補(bǔ)貼管理 210
280　租房補(bǔ)貼的申請細(xì)則 211
281　員工宿舍鑰匙管理 211
282　員工宿舍物品管理 212
283　員工宿舍服務(wù)管理 212
284　員工宿舍安全管理 212
285　員工宿舍防盜管理 213
286　員工宿舍消防管理 213
287　員工宿舍衛(wèi)生管理 214
288　在職員工退房管理 214
289　離職員工退房管理 215
290　員工住宿檔案管理 215
291　明確員工應(yīng)遵循的事項 216
292　明確取消住宿資格的原因 216
293　開展宿舍檢查工作 217
第十二章 行政費(fèi)用控制 220
企業(yè)在日常運(yùn)營的過程中會產(chǎn)生一些行政費(fèi)用。行政管理人員作為企業(yè)行政事務(wù)的負(fù)責(zé)人，必須嚴(yán)格控制各項行政費(fèi)用，以降低經(jīng)營成本，增加效益。
第 一節(jié) 行政費(fèi)用預(yù)算控制 221
294　行政費(fèi)用的類別 221
295　制定預(yù)算管理制度 221
【經(jīng)典范本06】預(yù)算管理制度 222
296　編制年度費(fèi)用預(yù)算 223
第二節(jié) 日常行政費(fèi)用控制 224
297　公務(wù)費(fèi)用控制辦法 224
298　消耗品費(fèi)用控制方法 225
299　電話費(fèi)控制方法 225
300　能源費(fèi)用控制方法 226
301　紙張費(fèi)用控制方法 226
302　差旅費(fèi)控制辦法 227
【實用案例】××公司差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 227
303　業(yè)務(wù)招待費(fèi)控制 229
304　交通費(fèi)控制 230
第三節(jié) 節(jié)能減排管理 230
305　建立節(jié)能管理小組 230
306　掌握節(jié)能減排要點 231
307　劃分各部門節(jié)能減排職責(zé) 231
308　加強(qiáng)用電管理工作 232
309　加強(qiáng)用水管理工作 232
310　加強(qiáng)車輛燃油管理工作 232
311　使用新型節(jié)能產(chǎn)品 233
312　開展節(jié)能減排宣傳工作 233
313　開展節(jié)能減排培訓(xùn)工作 233
314　節(jié)能減排檢查與考核 233
第十三章 企業(yè)文化建設(shè) 235
企業(yè)文化建設(shè)工作是行政管理人員日常工作的一個重要組成部分。企業(yè)文化建設(shè)工作包括員工活動管理、企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)、企業(yè)宣傳欄管理以及企業(yè)內(nèi)刊管理四個方面。通過開展這四個方面的工作，行政管理人員可以為企業(yè)創(chuàng)造良好的工作氛圍，使企業(yè)獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展。
第 一節(jié) 企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃 236
315　企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容 236
316　企業(yè)文化建設(shè)的時機(jī) 237
317　企業(yè)文化宏觀建設(shè)的實施步驟 238
318　企業(yè)文化建設(shè)實施的階段步驟 239
319　企業(yè)文化建設(shè)實施的微觀步驟 239
320　企業(yè)文化建設(shè)的方法 240
321　企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃的內(nèi)容 242
322　企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃的寫作 242
【經(jīng)典范本07】××實業(yè)有限公司企業(yè)文化2014—2018年建設(shè)規(guī)劃 243
323　制訂企業(yè)文化建設(shè)年度工作計劃 248
【經(jīng)典范本08】企業(yè)文化建設(shè)××年度工作計劃 250
324　企業(yè)文化建設(shè)項目的種類 255
325　企業(yè)文化建設(shè)項目計劃的內(nèi)容 255
326　企業(yè)文化建設(shè)項目的制定過程 256
【經(jīng)典范本09】企業(yè)文化手冊編制計劃 257
327　企業(yè)文化活動的內(nèi)容 259
328　企業(yè)文化活動的類型 259
329　專項企業(yè)文化活動（任務(wù)）方案的類別 260
330　專項企業(yè)文化活動（任務(wù)）方案的制定步驟 261
【經(jīng)典范本10】××實業(yè)有限公司員工文化活動方案 263
331　綜合性企業(yè)文化建設(shè)活動的策劃 266
【經(jīng)典范本11】企業(yè)文化宣傳活動方案 267
332　專題性企業(yè)文化建設(shè)專項
活動（任務(wù)）的策劃 268
【經(jīng)典范本12】企業(yè)文化知識競賽活動方案 269
333　單位（部門）企業(yè)文化建設(shè)活動策劃 272
第二節(jié) 開展企業(yè)文化培訓(xùn)活動 274
334　企業(yè)文化培訓(xùn)計劃的時間統(tǒng)籌 274
335　企業(yè)文化培訓(xùn)課時的長度掌握 275
336　企業(yè)文化培訓(xùn)的頻率 275
337　參加企業(yè)文化培訓(xùn)的對象 275
338　明確企業(yè)文化培訓(xùn)的內(nèi)容 275
339　企業(yè)文化培訓(xùn)的內(nèi)容要有層次 277
340　企業(yè)文化培訓(xùn)的形式要靈活多樣 277
341　充分利用各種機(jī)會開展企業(yè)文化培訓(xùn) 277
第三節(jié) 員工活動開展與管理 278
342　日常員工活動分類 278
【實用案例】××公司員工活動安排表 278
343　開展員工慶生活動 279
344　給員工送生日禮物 279
345　生日活動費(fèi)用預(yù)算 280
346　管理員工活動室 280
347　組織成立員工俱樂部 282
348　明確俱樂部管理人員職責(zé) 282
349　員工俱樂部活動意向調(diào)查 283
【經(jīng)典范本13】××員工俱樂部活動意向調(diào)查表 283
第四節(jié) 企業(yè)宣傳管理 285
350　各部門對于宣傳工作的職責(zé) 285
351　宣傳的渠道及內(nèi)容 285
352　宣傳工作實施要領(lǐng) 286
353　宣傳欄的設(shè)置 286
354　宣傳欄的使用與管理 287
355　宣傳欄的規(guī)劃 287
【經(jīng)典范本14】宣傳欄規(guī)劃方案 287
356　企業(yè)文化墻的建設(shè) 289
【經(jīng)典范本15】企業(yè)文化墻建設(shè)方案 290
第五節(jié) 運(yùn)用企業(yè)網(wǎng)站展示企業(yè)文化 291
357　網(wǎng)站內(nèi)容規(guī)劃 291
358　網(wǎng)站設(shè)計要求 292
359　網(wǎng)站管理人員設(shè)置 292
360　網(wǎng)站的更新與維護(hù) 293
第六節(jié) 運(yùn)用內(nèi)刊推動企業(yè)文化建設(shè) 293
361　內(nèi)刊內(nèi)容和欄目的策劃 293
【經(jīng)典范本16】企業(yè)內(nèi)部報紙內(nèi)容和欄目策劃方案 294
362　設(shè)置內(nèi)刊編輯部 296
363　明確內(nèi)刊的內(nèi)容要求 297
【經(jīng)典范本17】稿件獎勵辦法 297
364　做好稿件登記工作 298
365　內(nèi)刊的發(fā)放 298