涉外秘書實務（修訂本）

第一章 辦公室管理1
第一節(jié) 辦公室的種類1
一、 辦公室的布局1
二、 涉外秘書的辦公室4
第二節(jié)辦公室的布置7
一、 涉外秘書辦公桌的選擇7
二、 辦公室的管理9
第三節(jié)辦公室的美化11
一、 辦公室環(huán)境的科學標準11
二、 辦公室環(huán)境的美化15

第二章 接打電話的藝術17
第一節(jié) 接打電話的要領17
一、 禮貌17
二、 準確20
三、 高效21
第二節(jié)處理打給上司的電話22
一、 擋駕22
二、 上司正在開會、外出時的電話23
三、 其他注意事項23
第三節(jié)用英語接打電話24
一、 接答電話25
二、 上司不在或為上司擋駕的電話27
三、 電話記錄和留言29
四、 國際電話32

第三章 處理郵件36
第一節(jié) 收到郵件的處理37
一、 收受郵件37
二、 郵件的初步分類37
三、 拆閱郵件38
四、 郵件登記40
五、 郵件的分發(fā)41
第二節(jié)發(fā)出郵件的處理45
一、 打印信封45
二、 裝封前的檢查47
三、 信件的裝封48
第三節(jié)電子郵件的處理49
一、 流行的新通信方式49
二、 電子郵件的處理50
三、 編寫電子郵件的要領51
四、 傳真收發(fā)的操作53

第四章印章管理56
第一節(jié)印章的作用和種類、式樣56
一、 印章的作用56
二、 印章的種類57
三、 印章的式樣58
第二節(jié)印章的產生和使用60
一、 印章的刻制、頒發(fā)和啟用60
二、 印章的保管62
三、 印章的使用63
四、 用印注意事項66
第三節(jié)印章的停用、銷毀和介紹信管理68
一、 印章的停用和銷毀68
二、 介紹信管理69
三、 如何鑒別假印章72

第五章上司工作日程安排74
第一節(jié)編制工作計劃表74
一、 工作計劃表的種類及編制74
二、 編制日程表和周工作計劃表76
三、 編制月度和年度工作計劃表81
四、 辦公輔助手段的運用82
第二節(jié)安排約見84
一、 約見的分類84
二、 約見的輕重緩急安排85
三、 不宜安排約見的時間86
四、 安排約見注意事項86
五、 取消約見87
第三節(jié)安排涉外約見舉例88
一、 安排與上司的約見88
二、 安排下屬經(jīng)理間的約見91
三、 改變約見92

第六章上司商務旅行安排96
第一節(jié)制訂商務旅行計劃96
一、 商務旅行計劃的主要內容96
二、 制訂商務旅行日程表97
第二節(jié)預訂、預購機票、車票102
一、 預訂機票102
二、 秘書如何預訂機票103
三、 預訂火車票或汽車票109
第三節(jié)預訂賓館112
一、 預訂賓館的途徑112
二、 如何用電話訂房113
三、 如何寫信訂房119
第四節(jié)商務旅行其他事宜辦理121
一、 準備物品121
二、 秘書在國外商務旅行中的隨從事務122
三、 上司出差期間秘書的工作126
四、 上司歸來后秘書的工作127
五、 寄函致謝127

第七章接待來賓128
第一節(jié)接待要領128
一、 熱情有禮128
二、 交換名片的禮節(jié)129
三、 來客登記132
四、 善于記住來客姓名133
第二節(jié)接待有約而來者134
一、 招呼來客134
二、 引導139
三、 注意事項141
第三節(jié)接待無約而來者142
一、 分流142
二、 婉言拒絕149
三、 會客中又來新客152
四、 幫助上司中止會客153
五、 接待投訴者154
第四節(jié)接待重要賓客157
一、 確定規(guī)格、制訂接待方案157
二、 迎接159
三、 陪車160
四、 注意事項162
五、 送別事宜162

第八章社交活動及禮儀164
第一節(jié)協(xié)助上司處理社交事宜164
一、 邀請與答復164
二、 涉外邀請與答復方式166
三、 贈禮及祝賀170
四、 捐贈和贊助176
五、 舞會177
六、 陪同觀賞178
第二節(jié)主持節(jié)目179
一、 節(jié)目主持人的形象179
二、 節(jié)目主持人的語言180
三、 節(jié)目主持人的應變能力182
第三節(jié)操辦宴請活動182
一、 宴請種類183
二、 宴會的籌辦184
三、 桌次的排法185
四、 席次的排法189
五、 宴請程序192
六、 出席宴請禮節(jié)193

第九章會議服務(上)195
第一節(jié)會議的種類和作用195
一、 內部會議196
二、 外部會議198
三、 電化會議200
四、 會議的作用201
第二節(jié)會前秘書工作202
一、 擬制會議計劃202
二、 準備文件資料213
第三節(jié)發(fā)送會議通知214
一、 會議通知214
二、 外資企業(yè)中常見的會議通知格式215
三、 合資企業(yè)、涉外單位會議通知格式220
四、 會見或會談的商定、通知223

第十章會議服務(下)225
第一節(jié)會場布置225
一、 小型會議的會場布置225
二、 會見或會談的會場布置229
三、 中大型會議會場布置231
第二節(jié)會間服務234
一、 迎接客人234
二、 編發(fā)名冊236
三、 會場簽到237
四、 組織合影238
五、 生活服務238
六、 秘書主持會議239
第三節(jié)會間秘書的文字工作241
一、 會議記錄241
二、 秘書如何作會議記錄244
三、 編寫會議簡報248
第四節(jié)會后服務250
一、 撰寫會議紀要250
二、 清理文件254
三、 結算會議經(jīng)費254
四、 送別與會者255
五、 總結和報道255

第十一章文件處理和檔案管理257
第一節(jié)三資企業(yè)文書檔案工作概述257
一、 文書、公文、文件的含義和區(qū)別257
二、 三資企業(yè)文件處理工作的內容259
三、 三資企業(yè)文件的主要范圍259
第二節(jié)涉外機構文件處理程序261
一、 收文處理程序261
二、 發(fā)文處理的具體操作267
第三節(jié)三資企業(yè)的檔案管理270
一、 三資企業(yè)檔案管理概說271
二、 檔案的收集與歸檔272
三、 歸檔文件的整理程序275
四、 檔案分類排序方法277
五、 三資企業(yè)檔案的管理與利用280
第四節(jié)電子文件管理281
一、 電子文件和歸檔電子文件282
二、 電子文件管理的標準與規(guī)范285
三、 電子文件的歸檔與保管286
四、 歸檔電子文件的利用與銷毀290

第十二章辦理出入境事宜291
第一節(jié)出國手續(xù)291
一、 遞呈出國申請書291
二、 辦理護照293
三、 申請簽證300
四、 辦理黃皮書311
五、 辦理出境登記卡313
第二節(jié)出國準備事宜315
一、 訂購機票315
二、 了解航空交通知識317
三、 其他準備事宜318
第三節(jié)辦理出境檢查319
一、 邊防檢查319
二、 海關檢查319
三、 安全檢查320
四、 檢疫321
五、 辦理登機手續(xù)321

第十三章協(xié)助上司談判323
第一節(jié)談判概述323
一、 談判的定義和組成要素324
二、 談判的基本原則326
三、 談判的模式327
四、 談判的程序327
第二節(jié)談判謀略332
一、 善于傾聽和問答332
二、 常用的談判謀略335
第三節(jié)談判過程中的秘書工作337
一、 收集信息、提供資料337
二、 參與擬定談判計劃339
三、 會務準備342
四、 談判會場的布置343
第四節(jié)談判開始后的秘書工作344
一、 記錄和翻譯344
二、 擬寫備忘錄和協(xié)議書345
三、 操辦簽字儀式347

第十四章信息工作350
第一節(jié)信息的特性和種類350
一、 信息的含義350
二、 信息的特性351
三、 信息的種類353
第二節(jié)涉外秘書信息工作355
一、 涉外秘書信息工作的含義356
二、 涉外秘書信息工作的主要作用356
三、 涉外秘書信息工作的基本要求359
第三節(jié)信息處理程序361
一、 信息的收集361
二、 信息的甄別和整理364
三、 信息的深度加工366
四、 信息的傳輸和存儲367
第四節(jié)網(wǎng)站的信息管理368
一、 網(wǎng)站信息管理概說369
二、 網(wǎng)站信息管理的要點371
三、 網(wǎng)站信息的雙向溝通373

第十五章調查研究375
第一節(jié)調查研究概說375
一、 調查研究的含義375
二、 調查研究的分類376
三、 調查研究的程序379
第二節(jié)涉外秘書和調查研究382
一、 多種情況下的調查研究382
二、 涉外秘書調查研究工作的意義383
三、 涉外秘書調研的特點385
第三節(jié)調查方法387
一、 觀察法387
二、 訪談法388
三、 會議法389
四、 問卷法391
五、 文獻法394
六、 網(wǎng)絡法395
第四節(jié)研究方法396
一、 邏輯推理方法396
二、 比較和分類397
三、 分析和綜合398
四、 系統(tǒng)研究方法399
五、 定量研究和定性研究399

第十六章溝通和協(xié)調401
第一節(jié)溝通概說401
一、 溝通的含義和要素401
二、 溝通的種類403
三、 溝通的層次405
第二節(jié)有效的溝通方法406
一、 溝通的基本方法406
二、 涉外秘書工作中的溝通方法411
第三節(jié)協(xié)調工作概說415
一、 秘書協(xié)調的作用和特點415
二、 涉外秘書協(xié)調的種類418
三、 協(xié)調工作的范圍421
第四節(jié)協(xié)調的原則、方法和技巧423
一、 協(xié)調的三原則423
二、 協(xié)調的方法424
三、 協(xié)調的技巧426