文秘人員辦事實務：規(guī)則與技巧

目 錄

引 言 1
一、關于辦公室含義的認識 1
二、關于辦公室人員的構成 1
三、關于辦公室工作的界定 2
四、關于本書的幾句說明 2

第一章 辦公室日常事務管理（一） 4
第一節(jié) 維護辦公環(huán)境 4
一、辦公環(huán)境常識 4
二、布置辦公環(huán)境 5
三、維護辦公環(huán)境 6
四、維護辦公安全 8
第二節(jié) 應對辦公電話 10
一、撥打電話的程序與技巧 10
二、接聽電話的程序與技巧 12
三、辦公室異常電話的應對 15
四、文秘人員電話交談的要求 16
五、文秘人員電話交談的技巧 16
第三節(jié) 管理印章 19
一、印章常識 19
二、制發(fā)印章 20
三、保管印章 22
四、使用印章 23
五、停用印章 25
第四節(jié) 管理信證 28
一、管理介紹信 28
二、管理工作證 32
第五節(jié) 管理實物郵件 33
一、收進實物郵件 33
二、發(fā)出實物郵件 37
第六節(jié) 管理電子郵件 39
一、發(fā)送電子郵件 39
二、接收電子郵件 40
第七節(jié) 管理值班事務 42
一、值班工作的主要任務 42
二、值班工作管理制度 44
三、編制值班安排表 46
第八節(jié) 編制工作安排 48
一、學會時間管理 48
二、編制工作計劃表 50
三、編制工作日志 52

第二章 辦公室日常事務管理（二） 56
第一節(jié) 管理辦公用品 56
一、識別日常辦公用品 56
二、采購日常辦公用品 56
三、保管日常辦公用品 59
四、發(fā)放日常辦公用品 61
第二節(jié) 管理零用現(xiàn)金 65
一、領取和保存零用現(xiàn)金 65
二、規(guī)范使用零用現(xiàn)金 65
三、及時報銷零用現(xiàn)金 68
第三節(jié) 報銷公務費用 69
一、辦理公務借款 69
二、辦理公務費用報銷 71
第四節(jié) 管理辦公車輛 74
一、制訂車輛管理制度 74
二、做好日常車輛調(diào)度 75
三、開展車輛安全宣傳教育 77
四、制訂車輛安全管理制度 78
五、維護車輛安全設施 81
第五節(jié) 管理消防事務 81
一、制訂消防安全制度 81
二、健全消防安全網(wǎng)絡 82
三、進行消防安全教育 83
四、開展消防安全檢查 86
第六節(jié) 處理突發(fā)事件 91
一、認識突發(fā)事件的特征 91
二、預防突發(fā)事件的發(fā)生 92
三、應對突發(fā)事件的發(fā)生 93

第三章 領導活動安排與服務 102
第一節(jié) 安排領導日常事務活動 102
一、安排領導慰問活動 102
二、安排領導視察活動 104
三、安排領導會見會談活動 106
四、安排領導約會活動 108
第二節(jié) 領導國內(nèi)差旅安排與服務 110
一、做好各項準備工作 110
二、做好其他相關工作 114
第三節(jié) 領導國外差旅安排與服務 115
一、辦理出國手續(xù) 115
二、做好其他準備 116

第四章 接待工作組織與服務 118
第一節(jié) 接待工作概述 118
一、接待的類型 118
二、接待的規(guī)格 119
三、接待的要求 120
第二節(jié) 做好日常接待 121
一、做好日常有約接待 121
二、做好日常無約接待 123
第三節(jié) 做好團體接待 124
一、做好準備 124
二、迎接來賓 129
三、招待來賓 131
四、送別來賓 134
第四節(jié) 做好涉外接待 135
一、涉外接待活動的基本原則 135
二、涉外接待活動的禮儀要求 136
三、涉外接待活動的禮賓次序 138

第五章 禮儀事務安排與服務 139
第一節(jié) 安排宴請事務 139
一、了解宴請的主要形式 139
二、做好宴請的準備工作 139
三、把握開宴的禮儀細節(jié) 144
第二節(jié) 安排喜慶事務 146
一、組織單位內(nèi)部賀獎活動 146
二、應對外部喜慶應酬活動 148
第三節(jié) 安排喪儀事務 151
一、組織喪儀活動 151
二、參加吊唁活動 157
第四節(jié) 安排禮品事務 160
一、贈送禮品 161
二、接受禮品 162
三、贈送鮮花 163

第六章 公關活動組織與服務 165
第一節(jié) 組織慶典禮儀活動 165
一、做好慶典活動的準備工作 165
二、組織慶典儀式的實施 173
第二節(jié) 組織剪彩儀式 175
一、準備剪彩儀式 175
二、組織剪彩儀式 176
第三節(jié) 組織簽字儀式 179
一、做好簽字儀式的籌備工作 179
二、組織簽字儀式的實施 183
第四節(jié) 組織新聞發(fā)布活動 185
一、做好新聞發(fā)布活動的準備工作 185
二、組織新聞發(fā)布活動的實施 189
三、做好新聞發(fā)布活動的善后工作 194

第七章 協(xié)調(diào)工作管理 195
第一節(jié) 協(xié)調(diào)工作概述 195
一、協(xié)調(diào)工作的范圍 195
二、協(xié)調(diào)工作的原則 196
第二節(jié) 協(xié)調(diào)好常見工作關系 196
一、做好對上關系的協(xié)調(diào) 196
二、做好對下關系的協(xié)調(diào) 197
三、做好上下雙方關系的協(xié)調(diào) 198
四、做好群眾關系的協(xié)調(diào) 198
第三節(jié) 協(xié)調(diào)好主要人際關系 198
一、協(xié)調(diào)好與領導的關系 199
二、協(xié)調(diào)好與同事的關系 200
三、協(xié)調(diào)好與外界的關系 202

第八章 保密工作管理 203
第一節(jié) 保密工作概述 203
一、保密工作的基本常識 203
二、文秘人員與保密工作 205
三、文秘人員的保密要求 205
第二節(jié) 做好文件和會議保密 206
一、做好文件保密 206
二、做好會議保密 208
第三節(jié) 做好其他事項的保密 211
一、做好通信保密 211
二、做好計算機保密 211
三、做好宣傳保密 212
四、做好商業(yè)保密 213

第九章 信息工作管理 214
第一節(jié) 信息工作概述 214
一、信息工作的基本要求 214
二、信息工作的主要制度 215
第二節(jié) 收集與整理信息 216
一、收集信息 216
二、整理信息 218
第三節(jié) 傳遞與存儲信息 224
一、傳遞信息 224
二、存儲信息 225

第十章 信訪工作管理 228
第一節(jié) 信訪工作概述 228
一、信訪工作的基本原則 228
二、信訪工作的主要制度 229
第二節(jié) 處理群眾來信和接待群眾來訪 230
一、處理群眾來信 230
二、處理特殊來信 233
三、接待群眾來訪 235
四、處理群體上訪 237
五、接聽群眾來電 237
第三節(jié) 辦理信訪案件與反映信訪信息 238
一、遵行信訪案件辦理程序 238
二、符合信訪案件辦理要求 239
三、做好信訪信息綜合反映 240
第四節(jié) 處理客戶投訴 240
一、了解客戶投訴的內(nèi)容 241
二、遵循處理投訴的原則 241
三、認真處理客戶投訴 242

第十一章 調(diào)研工作組織與實施 249
第一節(jié) 調(diào)研工作概述 249
一、調(diào)研的主要內(nèi)容 249
二、調(diào)研的基本原則 250
三、調(diào)查的常見類型 251
第二節(jié) 組織調(diào)查研究 252
一、精心準備 252
二、認真實施 257
三、做好總結 264
第三節(jié) 撰寫調(diào)研報告 264
一、調(diào)研報告的基本寫法 264
二、調(diào)查報告的寫作要求 266

第十二章 督查工作組織與實施 270
第一節(jié) 督查工作概述 270
一、督查工作的內(nèi)容 270
二、督查工作的原則 271
第二節(jié) 組織督查工作 271
一、遵循督查工作的程序 271
二、選擇督查工作的方法 273